Tâches planifiées locales (Cowork Scheduled Tasks)

TL;DR

Une mécanique de planification intégrée à Cowork (Claude Desktop) qui lance une session Cowork automatiquement à l'heure dite, exécute un prompt prédéfini et peut produire un livrable (note, mail, fichier). Le run tourne en local sur votre machine, donc l'ordinateur doit être allumé et Cowork actif. Différent des Routines cloud (/schedule, fiche SK6) qui tournent côté serveur sans dépendre du poste. Fonctionnalité jeune, l'interface bouge encore.

Pour qui c'est utile

Utile dès que vous avez un rituel quotidien ou hebdomadaire qui consomme du temps mental et qui pourrait être déclenché tout seul à heure fixe. Le bénéfice se sent à partir de la deuxième semaine, quand vous arrivez le matin et que le livrable est déjà prêt à être relu.

Profils types qui en tirent le maximum :

• Dirigeants et cadres qui veulent un briefing matinal consolidé (mails priorisés, RDV du jour, points de vigilance) sans devoir l'écrire eux-mêmes
• Consultants et formateurs qui produisent une synthèse hebdo récurrente (revue de portefeuille, points de pilotage) au même format chaque semaine
• Fonctions support (marketing, finance, RH) qui font de la veille concurrentielle ou un suivi KPI à fréquence régulière
• Toute personne qui démarre sa journée par 30 minutes de tri d'informations et qui voudrait que ce tri arrive déjà fait dans sa boîte mail à 7h30

Comprendre les Scheduled Tasks Cowork (la mécanique sous le capot)

Trois éléments à comprendre pour ne pas confondre cette feature avec d'autres mécaniques de planification :

Une Scheduled Task est une session Cowork différée. Concrètement, à l'heure programmée, Claude Desktop ouvre tout seul une session Cowork comme si vous l'aviez lancée à la main. Cette session exécute le prompt que vous avez prédéfini, utilise les outils Cowork disponibles (lecture de fichiers locaux, navigation web, accès aux connecteurs configurés, exécution de code) et peut produire un livrable. Vous retrouvez la trace de la session dans l'historique Cowork, comme une conversation classique.

Le run est strictement local. La planification, le déclenchement et l'exécution se font sur votre machine via l'app Desktop. Si l'ordinateur est éteint, en veille profonde, ou si l'app Cowork est fermée au moment du créneau, la tâche ne part pas. Selon la version, Cowork rattrape au réveil ou saute purement, mais le comportement n'est pas garanti. C'est la grosse limite à intégrer dès le départ.

Différence avec les Routines cloud (/schedule, fiche SK6). Les Routines, c'est l'équivalent côté Claude Code on the web : un cron job qui tourne sur l'infrastructure d'Anthropic, indépendamment de votre poste. Une Routine peut envoyer un mail à 6h du matin sans que votre Mac soit allumé. Une Scheduled Task Cowork, non. À l'inverse, une Scheduled Task Cowork peut lire vos fichiers locaux, vos mails Outlook ouverts, vos onglets Chrome, ce qu'une Routine cloud ne peut pas faire. Les deux mécaniques sont complémentaires : Routine pour ce qui doit être garanti et tourner sans vous, Scheduled Task pour ce qui a besoin de votre environnement local.

Ce qu'il faut retenir : la Scheduled Task transforme Cowork en stagiaire qui démarre tout seul à heure fixe, mais ce stagiaire ne travaille que quand votre bureau est ouvert.

Quand les tâches planifiées locales brillent, et quand c'est inutile

Elles brillent vraiment dans ces cas : - Rituel quotidien sur des données locales (mails ouverts, agenda, fichiers du poste, app métier) - Vous ouvrez votre Mac chaque matin entre 7h30 et 9h, comme une horloge - Le livrable accepte un délai de quelques minutes (pas d'urgence à la seconde) - Vous voulez un format constant et reproductible (briefing structuré, tableau hebdo)

Elles sont inutiles ou contre-productives dans ces cas : - Vous travaillez sur plusieurs machines (la tâche ne tourne que sur celle où vous l'avez créée) - Vous voulez une garantie d'exécution même si vous êtes absent (auquel cas Routine cloud, fiche SK6) - La tâche doit déclencher des actions à fort impact sans relecture (auquel cas garder un humain dans la boucle) - Le besoin est ponctuel ou très variable (un chat à la demande suffit, pas la peine d'industrialiser)

Pas à pas détaillé

Créer une tâche depuis Cowork

1. Ouvrez Claude Desktop et lancez Cowork (icône en haut à droite ou raccourci dédié selon la version).
2. Dans la barre latérale Cowork, repérez la section Scheduled tasks (parfois sous un onglet Automations ou via un bouton Schedule dans une session existante).
3. Cliquez sur + New scheduled task (ou équivalent en français). Un formulaire s'ouvre.
4. Donnez un nom clair à la tâche : « Briefing matinal », « Synthèse hebdo équipe », « Veille concurrence vendredi ». Évitez les noms vagues type « Tâche 1 ».

Définir le prompt

5. Dans le champ Prompt ou Instructions, rédigez le prompt comme vous le feriez dans un chat normal, mais en tenant compte du fait qu'il sera rejoué tel quel, sans vous, sans contexte ajouté. Soyez explicite : qui vous êtes, ce que vous attendez, quel format de sortie.
6. Exemple de prompt pour un briefing matinal : ``` Tu es mon assistant exécutif. Ce matin, prépare-moi un briefing structuré :
7. Top 5 mails non lus à traiter (priorité, expéditeur, sujet, action attendue)
8. Rendez-vous du jour avec contexte rapide
9. Points de vigilance (deadlines proches, relances en attente) Format markdown, sections claires, 1 page max. ```
10. Optionnel : pointez la tâche vers un Project ou un dossier de référence pour qu'elle ait du contexte (charte, glossaire, exemples).

Programmer la récurrence

8. Dans le champ Frequency ou Schedule, choisissez la fréquence : hourly, daily, weekdays (lundi à vendredi), weekly (jour spécifique), monthly, ou on demand (manuel uniquement). Les options exactes dépendent de la version.
9. Fixez l'heure de déclenchement. Pour une tâche matinale, choisissez une heure où votre poste est déjà allumé (8h plutôt que 6h si vous arrivez à 8h30).
10. Validez avec Save ou Create task. La tâche apparaît dans la liste des Scheduled tasks avec son prochain run prévu.

Vérifier le résultat

11. Au prochain créneau, Cowork lance la tâche automatiquement. Une notification apparaît (selon les réglages OS) et la session générée est listée dans l'historique Cowork.
12. Ouvrez la session pour consulter le résultat : le prompt initial, la réponse de Claude, les outils utilisés et le livrable éventuel (fichier généré, mail rédigé, note).
13. Si le résultat ne correspond pas à ce que vous vouliez, ajustez le prompt de la tâche et relancez un test via Run now.

Désactiver, éditer ou supprimer

14. Dans la liste des Scheduled tasks, chaque tâche dispose d'un menu (trois points ou icône d'engrenage). Vous pouvez :
    • Pause ou Disable : suspend les runs sans supprimer la tâche
    • Edit : modifier le prompt, la fréquence, l'heure
    • Run now : déclencher un run de test immédiat
    • Delete : supprimer définitivement la tâche
15. Conseil : laissez tourner une nouvelle tâche pendant 3 à 5 runs avant de l'industrialiser. Si le format est stable, vous pouvez la considérer comme acquise. Si elle dérive, ajustez ou supprimez.

Cas d'usage avec exemples concrets

Tâche « Briefing matinal email + agenda » - Fréquence : weekdays à 8h. - Prompt : « Résume mes mails non lus reçus depuis hier 18h (top 5 par importance), liste mes RDV du jour avec contexte, et signale les actions en retard. Format markdown, 1 page max. » - Outils utilisés : connecteur mail, connecteur calendrier, mémoire Project si configurée. - Bénéfice : à 8h05, le briefing est prêt sur le poste. Plus besoin de fouiller la boîte de réception au réveil.

Tâche « Point hebdo équipe » - Fréquence : weekly, vendredi à 16h. - Prompt : « Compile l'avancement des dossiers de la semaine. Pour chaque projet actif : statut, blocages, prochaines étapes. Sources : mes notes dans le Project "Pilotage interne" et mes mails échangés avec l'équipe cette semaine. Format tableau markdown. » - Outils utilisés : Project référencé, connecteur mail. - Bénéfice : la synthèse arrive avant la réunion du lundi matin, prête à être relue et envoyée.

Tâche « Veille concurrentielle hebdomadaire » - Fréquence : weekly, lundi à 7h30. - Prompt : « Fais une revue des 5 concurrents listés dans le fichier "concurrents.md" du Project Veille. Pour chacun : actualités de la semaine (site, presse, réseaux), changements de produit ou pricing, signaux faibles. Cite les sources avec liens. Format tableau. » - Outils utilisés : navigation web Cowork, fichier de référence, Project Veille. - Bénéfice : un état de l'art récurrent sans avoir à le déclencher manuellement.

Tâche « Suivi KPI mensuel » - Fréquence : monthly, premier jour ouvré à 9h. - Prompt : « Ouvre le fichier "kpi-mensuel.xlsx" du dossier Documents/Pilotage. Récupère les chiffres du mois écoulé, compare-les au mois précédent et à la moyenne des 3 derniers mois. Restitue un tableau de bord markdown avec les écarts significatifs et 2 ou 3 recommandations. » - Outils utilisés : lecture de fichier local, exécution de code (analyse), génération de tableau. - Bénéfice : un point de pilotage standardisé chaque début de mois, sans devoir refaire la manip à la main.

À retenir

• C'est votre stagiaire de 8h du matin : il n'arrive jamais en retard, à condition que la machine soit allumée et Cowork actif.
• Le run est local : il dépend de votre poste. Pour une garantie d'exécution indépendante du poste, regardez les Routines cloud (fiche SK6).
• La qualité du résultat dépend à 90 % de la qualité du prompt. Soyez explicite, structurez le format de sortie, donnez le contexte nécessaire.
• Pointez la tâche vers un Project pour lui donner accès aux fichiers et instructions du contexte concerné. Sans Project, la tâche démarre nue à chaque run.
• Mémoire isolée entre runs : par défaut, chaque run est une session indépendante. Pour la continuité (ex : « depuis la semaine dernière, qu'est-ce qui a changé ? »), pointez vers un Project avec mémoire.
• Laissez tourner 3 à 5 runs avant de considérer une tâche comme stabilisée. Ajustez si le résultat dérive.
• La feature est jeune et évolutive : l'interface peut changer dans les prochaines mises à jour, certaines options ne sont pas encore figées.

Pièges à éviter

• Machine éteinte ou en veille : si l'ordinateur dort au moment du créneau, le run saute ou est différé selon la version. Anticipez les horaires en fonction de vos habitudes d'allumage. Pour une exécution garantie, basculer vers une Routine cloud (SK6).
• Permissions OS manquantes : Cowork a besoin d'accès au calendrier, aux mails, aux fichiers selon la tâche. Si la permission n'a pas été accordée au niveau du système (macOS, Windows), le run échoue silencieusement. Vérifier les permissions dans les réglages OS avant industrialisation.
• Conflits entre tâches : plusieurs tâches programmées au même créneau peuvent se chevaucher et consommer plus de ressources que prévu. Étaler les déclenchements de 5 à 10 minutes.
• Consommation d'usage : chaque run consomme du quota Pro/Max. Une tâche horaire mal calibrée vide rapidement les compteurs. Préférer daily ou weekly pour la plupart des cas, garder hourly pour les vrais besoins de monitoring.
• Prompt trop vague : un prompt qui marche dans un chat interactif (parce que vous corrigez en temps réel) peut produire n'importe quoi en run automatique. Soyez plus explicite que d'habitude.
• Outils non disponibles au run : si la tâche utilise un connecteur qui demande une authentification interactive (popup OAuth), le run échouera sans intervention. Tester avec Run now avant de planifier.
• Pas de relecture humaine pour les actions sensibles : ne laissez pas une Scheduled Task envoyer des mails ou modifier des fichiers critiques sans relecture. Faites-la produire un brouillon, gardez l'humain dans la boucle pour valider.
• Oubli de désactiver : une tâche obsolète continue à consommer du quota et à polluer l'historique. Faites un ménage tous les 2-3 mois dans la liste des Scheduled tasks.

Exercice 1 minute

Créez une tâche weekdays à 8h avec ce prompt minimal : « Liste mes RDV du jour depuis mon agenda principal, signale ceux qui n'ont pas de description ou pas de lieu, propose une action si besoin. Format puces, 5 lignes max. » Laissez tourner 2 jours pour valider que le format vous convient. Si oui, étoffez le prompt pour ajouter mails et points de vigilance. Sinon, ajustez ou supprimez.

Variantes par plan

• Free : pas d'accès (Cowork réservé aux plans payants).
• Pro : accès standard. Fréquences hourly, daily, weekdays, weekly, on demand. Quota d'usage Pro partagé avec les autres sessions Cowork.
• Max : équivalent Pro avec plus de marge d'usage. Recommandé si vous prévoyez plusieurs tâches quotidiennes en parallèle.
• Team : disponible par utilisateur. Le partage entre membres dépend de la version de l'app. À vérifier dans les réglages workspace.
• Enterprise : équivalent Team avec governance admin (visibilité centralisée, possibilité de restreindre l'usage par politique). Vérifier la configuration côté admin avant industrialisation.

Liens internes

• Feature liée : modules/desktop/01-desktop-vs-web.md (différence Claude Desktop / Claude Web, pourquoi Scheduled Tasks n'existe que sur Desktop)
• Feature liée : desktop/02-cowork (la session Cowork, brique de base sur laquelle s'appuient les Scheduled Tasks)
• Feature liée : skills-mcp/06-routines-cloud (Routines /schedule côté Claude Code on the web, pour comparer local vs cloud)
• Feature liée : desktop/03-connectors-locaux (les connecteurs utilisés par les tâches : mail, calendrier, fichiers locaux)
• Livrable N-Gage associé : livrables/05-guide-automatisations-claude.md (panorama des mécaniques d'automatisation Claude, du chat à la Routine cloud)